Daftar akses awal

Surat jalan pengiriman barang: fungsi, isi, dan contohnya

Tim Bayarrin Diperbarui 6 menit baca

Surat jalan adalah dokumen yang menyertai barang saat dikirim dari satu tempat ke tempat lain. Isinya daftar barang beserta jumlahnya, siapa pengirim dan penerimanya, serta tanda tangan orang yang menyerahkan, membawa, dan menerima barang.

Surat jalan yang dibahas di sini adalah surat jalan pengiriman barang, baik ke pelanggan maupun antar-gudang dan antar-cabang milik sendiri. Ini berbeda dengan surat jalan kendaraan yang menyertai pembelian motor atau mobil baru.

Fungsi surat jalan

  • Bukti serah terima. Mencatat siapa menyerahkan barang, siapa membawanya, siapa menerimanya, dan kapan.
  • Dasar pencatatan stok. Pengirim mengurangi stoknya berdasarkan surat jalan, penerima menambah stoknya berdasarkan jumlah yang benar-benar diterima.
  • Pegangan pengemudi. Pengemudi bisa menunjukkan barang apa yang dibawa dan ke mana tujuannya.
  • Bukti kalau ada masalah. Kekurangan atau kerusakan yang dicatat di surat jalan dan ditandatangani kedua pihak jauh lebih mudah diselesaikan daripada keluhan lisan.
  • Pendukung penagihan. Untuk penjualan, surat jalan yang sudah ditandatangani penerima biasanya dilampirkan bersama faktur saat menagih.

Beda surat jalan, faktur, dan delivery order

Ketiga dokumen ini sering tertukar karena muncul di proses yang sama:

Dokumen Fungsi utama Mencantumkan harga? Dibuat oleh
Surat jalan Menyertai barang dan menjadi bukti serah terima Umumnya tidak Pihak yang mengirim barang
Faktur atau invoice Menagih pembayaran Ya Penjual
Delivery order (DO) Perintah atau izin agar barang dikeluarkan atau diambil Umumnya tidak Penjual atau pemilik barang

Pemakaian istilah DO berbeda-beda antarindustri. Di banyak perusahaan, DO adalah perintah dari penjual agar gudang atau ekspedisi mengeluarkan barang, sedangkan surat jalan adalah dokumen yang ikut bersama barang saat diantar.

Isi surat jalan

Surat jalan yang baik cukup satu halaman, tetapi memuat semua yang dibutuhkan untuk menjawab “barang apa, dari siapa, ke siapa, sampai atau tidak”:

  1. Nomor surat jalan yang unik dan berurutan.
  2. Tanggal pengiriman, dan jam berangkat kalau pengiriman bisa terjadi beberapa kali sehari.
  3. Pengirim: nama usaha atau lokasi asal beserta alamatnya.
  4. Penerima: nama, lokasi tujuan, alamat, dan nomor telepon yang bisa dihubungi.
  5. Kendaraan dan pengemudi: nomor polisi dan nama pengemudi.
  6. Dokumen acuan: nomor pesanan atau nomor permintaan barang yang menjadi dasar pengiriman.
  7. Daftar barang: kode, nama, satuan, dan jumlah yang dikirim.
  8. Kolom jumlah diterima dan keterangan untuk setiap barang. Kolom ini sering dilupakan, padahal di sinilah selisih dicatat.
  9. Tanda tangan dan nama jelas pengirim, pengemudi, dan penerima, serta stempel kalau ada.

Banyak usaha mencetak surat jalan rangkap tiga atau empat: satu untuk penerima, satu kembali ke pengirim sebagai bukti barang sudah diterima, satu untuk arsip gudang, dan satu untuk bagian penagihan atau pengemudi.

Contoh surat jalan

Berikut contoh surat jalan antar-cabang. Semua nama dan nomor hanya ilustrasi.

Data Isi
Nomor SJ/SKR/2610/0142
Tanggal 31 Oktober 2026, berangkat 15.00
Dari Gudang Cabang Sokaraja
Kepada Toko Kalibagor
Dasar pengiriman Permintaan barang PB/KLB/2610/031
Kendaraan dan pengemudi R 1234 XY, Darto
No Kode Barang Satuan Dikirim Diterima Keterangan
1 MG-2L Minyak goreng 2 L botol 36 34 2 botol bocor saat bongkar
2 BR-5K Beras premium 5 kg karung 20 20
3 GL-1K Gula pasir 1 kg bungkus 50 50

Di bawah tabel ada tiga kolom tanda tangan: dikirim oleh (kepala gudang), dibawa oleh (pengemudi), dan diterima oleh (kepala toko), masing-masing dengan nama jelas dan tanggal.

Status surat jalan dan pengaruhnya ke stok

Surat jalan bukan hanya kertas yang ikut di truk. Statusnya menentukan kapan stok berpindah. Ada tiga status yang perlu dibedakan:

  • Draft. Surat jalan sudah dibuat, tetapi barang belum berangkat. Stok belum berubah.
  • Dalam perjalanan. Barang sudah berangkat. Stok asal berkurang, dan barang tercatat “di jalan”.
  • Diterima. Penerima sudah mencocokkan barang satu per satu. Stok tujuan bertambah sebesar jumlah yang benar-benar diterima, dan selisihnya dicatat.

Dengan contoh minyak goreng di atas (stok awal gudang 240 botol, toko 12 botol), perubahannya seperti ini:

Status Stok gudang Di jalan Stok toko Susut
Draft 240 0 12 0
Dalam perjalanan 204 36 12 0
Diterima 204 0 46 2

Urutan ini mencegah barang terhitung dua kali. Kalau stok toko sudah ditambah saat surat jalan dibuat, 36 botol itu akan tercatat di gudang dan di toko sekaligus selama truk masih di jalan, dan stock opname di salah satu lokasi pasti menunjukkan selisih. Dampaknya ke stock opname dibahas di artikel stock opname.

Kalau jumlah yang diterima tidak sama

  1. Hitung barang per jenis sebelum menandatangani surat jalan, jangan hanya menghitung jumlah koli.
  2. Tulis jumlah yang diterima dan alasannya di kolom keterangan. Jangan mencoret jumlah yang dikirim, karena angka itu tetap dibutuhkan sebagai pembanding.
  3. Minta pengemudi ikut menandatangani catatan selisih, dan foto barang yang rusak.
  4. Tentukan tindak lanjutnya: kekurangan dikirim menyusul dengan surat jalan baru, barang rusak diretur, atau dicatat sebagai susut sesuai kebijakan usaha.
  5. Jangan mengubah surat jalan lama setelah ditandatangani. Koreksi selalu dibuat dengan dokumen baru.

Penomoran surat jalan

Nomor yang rapi memudahkan pencarian dan mencegah dokumen ganda. Salah satu pola yang praktis:

SJ / kode lokasi pengirim / tahun dan bulan / nomor urut. Contoh: SJ/SKR/2610/0142 berarti surat jalan dari lokasi SKR, Oktober 2026, nomor urut 142.

Kode lokasi membuat nomor tetap unik walaupun setiap gudang membuat surat jalannya sendiri. Nomor yang batal tetap disimpan dengan status batal, bukan dihapus, supaya urutannya tidak bolong tanpa penjelasan.

Surat jalan antar-cabang dan ke pelanggan

  • Antar-cabang atau antar-gudang sendiri. Biasanya tanpa harga. Stok hanya berpindah lokasi, jadi total stok usaha tidak berubah kecuali ada susut. Kedua lokasi wajib mencatat: pengirim saat barang berangkat, penerima saat barang datang.
  • Ke pelanggan. Biasanya disertai faktur. Stok berkurang saat barang dikirim, dan surat jalan yang ditandatangani pelanggan menjadi bukti bahwa barang sudah diserahkan sebelum tagihan dibayar.

Surat jalan di Bayarrin

Di Bayarrin, permintaan barang dari toko atau gudang cabang yang disetujui langsung bisa diubah menjadi surat jalan. Statusnya bergerak dari draft, dalam perjalanan, sampai diterima, dan stok ikut berpindah di setiap tahap. Penerima mengonfirmasi per barang, selisih dan barang rusak tercatat sebagai susut, dan surat jalan bisa dicetak lengkap dengan kolom tanda tangan. Setiap perpindahan juga muncul di kartu stok lokasi asal dan tujuan.

Baca juga