Stock Opname: Pengertian, Langkah, dan Cara Menangani Selisih

Stock opname adalah kegiatan menghitung jumlah fisik barang di gudang atau toko, lalu mencocokkannya dengan jumlah yang tercatat. Hasilnya ada dua: angka stok yang benar, dan daftar selisih yang harus dijelaskan.

Di usaha dengan satu toko, stock opname sudah cukup merepotkan. Di usaha dengan beberapa gudang dan toko, ada satu masalah tambahan yang sering membuat hasilnya kacau, yaitu barang yang sedang dikirim dari satu lokasi ke lokasi lain. Panduan ini membahas stock opname dari persiapan sampai penyesuaian catatan, termasuk cara memperlakukan barang yang masih di jalan.

Kapan stock opname dilakukan

Ada dua pola yang paling umum:

Opname menyeluruh. Semua barang dihitung pada satu waktu, biasanya akhir bulan, akhir semester, atau saat tutup buku. Keluar-masuk barang biasanya dihentikan sementara.
Opname bergilir (cycle count). Setiap hari atau setiap minggu hanya sebagian barang yang dihitung, bergantian sampai semua barang kebagian. Operasional tetap berjalan.

Barang yang cepat laku, bernilai tinggi, atau mudah hilang sebaiknya dihitung lebih sering daripada barang yang jarang bergerak. Pembagian berikut bisa jadi titik awal, lalu sesuaikan dengan pola penjualan Anda:

Kelompok barang	Contoh	Frekuensi hitung
Cepat laku atau bernilai tinggi	rokok, minyak goreng, susu formula	mingguan
Laku sedang	sabun, mi instan, bumbu dapur	bulanan
Jarang bergerak	perkakas, alat dapur, barang musiman	tiga bulan sekali

Persiapan sebelum menghitung

Sebagian besar selisih yang “misterius” ternyata lahir dari persiapan yang terburu-buru. Lima hal ini sebaiknya beres sebelum orang pertama mulai menghitung:

Tentukan waktu batas (cut-off). Misalnya Jumat, 31 Oktober pukul 17.00. Semua transaksi sebelum jam itu harus sudah tercatat, dan semua transaksi sesudahnya masuk periode berikutnya.
Selesaikan dokumen yang menggantung. Penerimaan barang yang belum diinput, retur yang belum dicatat, dan surat jalan yang belum dikonfirmasi penerimanya.
Rapikan rak. Kumpulkan barang sejenis di satu tempat. Pisahkan barang rusak dan kedaluwarsa di area sendiri supaya tidak ikut terhitung sebagai barang layak jual.
Siapkan lembar hitung tanpa angka catatan. Penghitung yang bisa melihat angka di sistem cenderung “menemukan” angka itu. Cara ini disebut blind count.
Bagi tim per area rak. Satu orang menghitung, satu orang memeriksa. Barang bernilai tinggi dihitung dua kali oleh orang yang berbeda.

Langkah melakukan stock opname

Hentikan keluar-masuk barang di lokasi yang dihitung tepat pada waktu batas.
Hitung per area rak. Catat jumlah fisik beserta satuannya, dan pastikan satuannya sama dengan satuan di catatan (misalnya botol, bukan karton).
Periksa ulang sebagian hasil hitungan secara acak, terutama barang bernilai tinggi.
Masukkan semua hasil hitung, baru setelah itu bandingkan dengan catatan.
Telusuri setiap selisih sebelum mengubah catatan apa pun.
Buat penyesuaian stok dengan alasan dan persetujuan atasan.
Buka kembali keluar-masuk barang.

Barang di jalan: jebakan di usaha banyak lokasi

Bayangkan kejadian ini. Pada 31 Oktober pukul 15.00, Gudang Cabang Sokaraja mengirim 36 botol minyak goreng ke Toko Kalibagor dengan surat jalan. Truknya baru tiba keesokan pagi. Sementara itu, kedua lokasi melakukan stock opname pada 31 Oktober pukul 17.00.

Pada jam opname, 36 botol itu tidak ada di rak gudang dan juga belum ada di rak toko. Kalau sistem pencatatannya benar, hasilnya seperti ini:

Posisi	Tercatat	Fisik	Selisih
Gudang Cabang Sokaraja	204	204	0
Toko Kalibagor	12	12	0
Di jalan (surat jalan dalam perjalanan)	36	tidak dihitung	–
Total jaringan	252

Kuncinya ada di aturan pencatatan: stok asal berkurang saat barang benar-benar dikirim, stok tujuan baru bertambah saat penerima mengonfirmasi, dan di antara keduanya barang tercatat sebagai “di jalan”.

Kalau aturan itu tidak dipakai, muncul selisih palsu. Misalnya gudang baru mengurangi stok setelah toko menerima. Catatan gudang masih 240 sementara fisiknya 204, sehingga opname melaporkan kekurangan 36 botol. Seseorang lalu “membetulkannya”, dan keesokan harinya, saat toko mengonfirmasi penerimaan, stok gudang berkurang 36 lagi. Dalam sehari, satu pengiriman yang wajar berubah menjadi selisih 72 botol.

Karena itu, sebelum opname di usaha banyak lokasi, tarik daftar surat jalan yang masih berstatus dalam perjalanan per waktu batas. Barang di dalamnya tidak dihitung di lokasi mana pun, tetapi tetap masuk ke total stok usaha. Penjelasan lengkap tentang status ini ada di artikel surat jalan.

Menghitung dan menelusuri selisih

Rumusnya sederhana:

Selisih = jumlah fisik − jumlah tercatat. Angka minus berarti barang kurang, angka plus berarti barang lebih.

Supaya bisa diurutkan dari yang paling merugikan, kalikan selisih dengan harga pokok. Contoh hasil opname di sebuah toko (harga hanya ilustrasi):

Barang	Tercatat	Fisik	Selisih	Harga pokok	Nilai selisih
Minyak goreng 2 L	48	46	−2	Rp34.000	−Rp68.000
Sabun cuci 800 g	30	27	−3	Rp21.000	−Rp63.000
Gula pasir 1 kg	50	53	+3	Rp17.500	+Rp52.500
Beras premium 5 kg	20	20	0	Rp74.000	0
Mi instan (dus)	15	15	0	Rp112.000	0

Setiap selisih punya kemungkinan penyebab yang bisa ditelusuri:

Salah catat. Barang masuk dicatat dalam karton padahal satuannya botol, atau kode barang tertukar saat input. Periksa transaksi terakhir barang itu satu per satu.
Salah scan di kasir. Selisih plus pada satu barang dan minus pada barang lain dengan harga mirip sering berarti kasir men-scan barang yang salah.
Rusak atau kedaluwarsa yang tidak dicatat. Barang dibuang atau dipisahkan, tetapi catatannya tidak dikurangi.
Kurang saat diterima. Pengiriman datang kurang, tetapi diterima dan dicatat penuh.
Hilang. Kalau penyebab lain sudah dicek dan tidak ada yang cocok.

Dua botol minyak goreng di contoh tadi, misalnya, ternyata bocor saat dibongkar dari truk dan dibuang tanpa dicatat. Begitu penyebabnya diketahui, kejadian serupa bisa dicegah: penerima mencatat kerusakan di surat jalan saat barang datang.

Menyesuaikan catatan setelah opname

Buat dokumen penyesuaian (sering disebut berita acara stock opname) yang berisi barang, jumlah selisih, alasan, nama penghitung, dan nama yang menyetujui.
Ubah catatan stok ke jumlah fisik lewat dokumen itu, bukan dengan menimpa angka saldo. Di kartu stok, penyesuaian tampil sebagai baris tersendiri yang menunjuk nomor berita acara.
Dalam pembukuan, selisih kurang biasanya dicatat sebagai kerugian atau beban persediaan. Cara pencatatan selisih lebih sebaiknya disepakati dengan akuntan atau konsultan pajak Anda, karena perlakuannya bisa berbeda antarusaha.
Jangan menutup selisih tanpa penyebab. Selisih yang sama di bulan berikutnya adalah tanda ada proses yang perlu diperbaiki.

Contoh format lembar stock opname

Lembar hitung untuk penghitung sengaja tidak memuat angka catatan:

No	Kode	Nama barang	Satuan	Rak	Jumlah fisik	Penghitung	Pemeriksa	Keterangan
1	MG-2L	Minyak goreng 2 L	botol	A-03	46	Rina	Dodi	2 botol bocor dibuang
2	SB-800	Sabun cuci 800 g	bungkus	B-01	27	Rina	Dodi
3	GL-1K	Gula pasir 1 kg	bungkus	A-05	53	Arif	Dodi

Setelah semua lembar terkumpul, angka fisik dibandingkan dengan catatan di lembar hasil seperti tabel selisih di atas.

Kesalahan yang sering terjadi

Menghitung sambil tetap melayani penjualan tanpa memisahkan transaksi setelah waktu batas.
Mencampur satuan, misalnya sebagian dihitung per dus dan sebagian per bungkus.
Lupa memperhitungkan surat jalan yang belum dikonfirmasi penerimanya.
Langsung mengganti angka di sistem tanpa dokumen penyesuaian dan alasan.
Membiarkan penghitung melihat angka catatan.

Stock opname di Bayarrin

Di Bayarrin, stock opname dilakukan per lokasi. Petugas memasukkan jumlah fisik, sistem menghitung selisihnya, dan setiap selisih wajib diberi alasan. Surat jalan yang masih dalam perjalanan tercatat terpisah, sehingga tidak muncul sebagai selisih palsu di gudang maupun di toko. Hasil opname langsung masuk ke kartu stok dan ke jurnal.

Stock opname: pengertian, langkah, dan cara menangani selisih stok